Datenschutz

HINWEIS

Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte

Wir möchten unseren Kunden mit allen unseren Produkten und umfangreichen Dienstleistungen zum „Rundum-Sorglos-Paket“ im Bereich Stahl verhelfen. In der GABO STAHL-Gruppe stehen somit Erfahrungen und eine enge Zusammenarbeit innerhalb unserer Firmengruppe an erster Stelle. Wie Sie vielleicht bereits wissen, besteht die GABO STAHL-Gruppe aus mehreren Unternehmen. Dazu zählen die GABO STAHL GmbH mit all ihren Zweigstellen, die DROSTE Stahlhandel GmbH für den Stahlverkauf, wie auch die Dienstleister rund um den Stahl, die OWZ Ostalb-Warmbehandlungszentrum GmbH zur Warmbehandlung und die GABO Werkstofftechnik GmbH zur zerstörungsfreien Materialprüfung, Entmagnetisierung und Laboruntersuchungen. 

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre daraus entstehenden Rechte geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach dem jeweils vereinbarten Verwendungszweck der Daten aus Ihrem Vertrag bzw. Ihrer Geschäftsbeziehung. Daher werden ggf. nicht alle hier enthaltenen Aussagen auf Sie zutreffen.

Bitte beachten Sie, dass dieser Datenschutzhinweis von Zeit zu Zeit aktualisiert werden kann. Die aktuellste Version finden Sie auf unserer Website unter https://www.gabo-stahl.de/ds-hinweis/.

Name und Kontakt des Verantwortlichen gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO:

GABO STAHL GmbH 
Streichhoffeld 1 
D- 73457 Essingen

Telefon: +49 7365 / 9238 0
Telefax: +49 7365 / 9238 308
E-Mail: info(at)gabo-stahl.de

DROSTE Stahlhandel GmbH
Burgwall 15, D- 44135 Dortmund

OWZ Ostalb-Warmbehandlungszentrum GmbH
Ulmer Straße 82-84, D- 73431 Aalen

GABO Werkstofftechnik GmbH
Streichhoffeld 3, D- 73457 Essingen

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Erfüllung der vertraglichen Anforderungen der Unternehmen teilweise gemeinsam, die Verantwortlichkeit für die Verarbeitung nach Art. 26 DSGVO trifft damit alle genannten Unternehmen.

Unsere Führungskräfte und Mitarbeiter sind verpflichtet, diesen Datenschutzhinweis als Konzernrichtlinie anzuwenden, einzuhalten und die jeweiligen Datenschutzgesetze zu wahren. Der Konzernbeauftragte für den Datenschutz trägt dafür Sorge, dass die gesetzlichen Regelungen und
Prinzipien zum Datenschutz bei der GABO STAHL-Gruppe geachtet werden.

Als Ansprechpartner bei Fragen zum Datenschutz und zur Datensicherheit bei der GABO STAHL-Gruppe steht ihnen unser Konzerndatenschutzbeauftragter unter dsb(at)gabo-stahl.de gerne zur Verfügung

Inhaltsverzeichnis

1. Unsere Prinzipien

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten müssen die Persönlichkeitsrechte des Betroffenen gewahrt werden. Personenbezogene Daten müssen auf rechtmäßige Weise und fair erhoben und verarbeitet werden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten darf lediglich die Zwecke verfolgen, die vor der Erhebung der Daten festgelegt wurden. Nachträgliche Änderungen der  Zwecke sind nur eingeschränkt möglich und bedürfen einer Rechtfertigung.

1.1 Unsere Verpflichtung

Die GABO STAHL-Gruppe stellt sicher, dass alle personenbezogenen Daten gemäß den Grundsätzen des Art. 5 DSGVO verarbeitet werden. Das bedeutet, wir verarbeiten Daten rechtmäßig, nach Treu und Glauben und transparent. Dabei beachten wir strikt die Prinzipien der Zweckbindung, Datenminimierung sowie Richtigkeit und Aktualität.

Die Speicherung erfolgt nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, was der Speicherbegrenzung entspricht. Hierbei gewährleisten wir durch technische und organisatorische Maßnahmen TOM die Integrität und Vertraulichkeit sowie eine angemessene Sicherheit. Um dieses Schutzniveau dauerhaft zu sichern, handeln alle Beschäftigten der GABO STAHL-Gruppe nach diesen verbindlichen gesetzlichen Vorgaben gemäß Art. 5 Abs. 1 DSGVO. Die Einhaltung dieser Prinzipien schützt personenbezogene Daten jederzeit vor unbefugter Verarbeitung, Verlust oder Zerstörung.

2. Begriffsbestimmungen

In diesem Dokument werden Fachbegriffe wie personenbezogene Daten, Verarbeitung oder Verantwortlicher verwendet. Diese entsprechen den gesetzlichen Definitionen des europäischen Datenschutzrechts. Alle Begriffsbestimmungen sind im Detail in Art. 4 DSGVO festgelegt und können dort direkt im Verordnungstext nachgeschlagen werden. Wir stellen sicher, dass alle Prozesse der GABO STAHL-Gruppe diesen gesetzlichen Standards vollumfänglich entsprechen.

3. Zulässigkeit der Verarbeitung

3.1 Erlaubnistatbestand

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn eine gesetzliche Grundlage besteht. Dies gilt auch, wenn der ursprüngliche Verarbeitungszweck nachträglich geändert werden soll. Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a – f DSGVO verarbeiten wir Daten insbesondere zur Erfüllung eines Vertrags, aufgrund rechtlicher Verpflichtungen, zur Wahrung berechtigter Interessen oder auf Basis einer vorliegenden Einwilligung.

3.2 Übermittlung an Drittstaaten

Datenübermittlungen in Staaten außerhalb des EWR erfolgen nur bei vorliegender Einwilligung, gesetzlicher Pflicht oder berechtigtem Interesse. Wir nutzen hierfür Dienstleister mit angemessenem Schutzniveau gemäß Art. 45 DSGVO oder geeigneten Garantien wie Standarddatenschutzklauseln. Bei US-Dienstleistern stützen wir uns auf das EU-U.S. Data Privacy Framework, wobei wir Ihnen auf Anfrage eine Kopie der Garantien zur Verfügung stellen.

3.3 Lieferanten-, Interessenten- und Kundendaten

3.3.1 Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung oder deren Anbahnung von Ihnen erhalten. Die nachfolgende Aufzählung ist nicht abschließend und umfasst insbesondere folgende Kategorien:

  • Identifikations- und Kontaktdaten: Personendaten (Vorname, Nachname, Titel), Unternehmensstammdaten (Unternehmensname, Rechtsform, Handelsregisternummer, USt-ID), Kontaktdaten geschäftlich (Geschäftliche Adresse, geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse)
  • Vertrags- und Interaktionsdaten: Vertragsstammdaten (Auftragsdaten, Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse), Kundenhistorie (Historie der Kontakte und Vorgänge), Vertriebsinformationen (z. B. Leads, Projektinformationen), Planungs- und Steuerungsdaten (z. B. Bearbeitungsstatus, zu erledigende Aufgaben)
  • Kommunikationsdaten: Inhalt der Kommunikation (z. B. E-Mails, Chat-Verläufe, Kommentare, Posts, Datum (ggf. Uhrzeit)), Verkehrsdaten (Metadaten z. B. Daten zu Sende- und Empfangszeitpunkt, Teilnehmer-Ids , Datum (ggf. Uhrzeit))
  • Finanz- und Abrechnungsdaten: Abrechnung (Abrechnungen aller Art), Bankverbindungsdaten (Bankverbindung (IBAN, BIC)), Bonitätsdaten (z. B. Ergebnisse aus Bonitätsprüfungen, Kredithistorie, Zahlungsverhalten)

Wir verarbeiten Daten aus Recherchen und öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Internet) sowie Daten, die uns über Kontaktformulare, E-Mail, Telefon, Messekontakte, Visitenkarten oder Empfehlungen übermittelt werden. Bei der Nutzung von Social-Media-Seiten erhalten wir, abhängig von Ihren Einstellungen, Informationen wie Nutzername und öffentliches Profil.

3.3.1.1 Erweiterte Erfassung bei Teilnehmern der GABO Campus

Die Erfassung der personenbezogenen Daten bei Teilnehmer der GABO Campus können weitreichender sein und umfassen zusätzlich:

  • Identifikations- und Kontaktdaten: Geburtsdaten (Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsname), Kontaktdaten privat (Privatadresse, private Telefonnummer, private E-Mail-Adresse)
  • Verwaltungsdaten: Qualifikationsdaten (Schulabschluss, höchste Ausbildung, Qualifikationen, Zeugnisse, Angaben zur Vorbeschäftigung, Informationen Weiterbildungen/Schulungen, Werdegang)
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO): Gesundheitsdaten (Nachweis zur Sehfähigkeit)

3.3.2 Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Speicherung von Interessenten-, Lieferanten-, Kundeninformationen bei Kontaktaufnahme mit den betroffenen Personen im Bereich B2B Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen sowie zur Leistungserbringung und Abrechnung. Versand von Informationen an Kunden und Interessierte zu vorvertraglichen Maßnahmen wie Dienstleistungen, Produkten oder zum Unternehmen und seinen Mitarbeitern. Erstellung und Versand von Angeboten und Projektdaten. Zur Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten wie auch Qualitätssicherungsmaßnahmen.

Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung zur Abwicklung der geschäftlichen Korrespondenz sowie zur Bereitstellung von Kontaktdaten in zentralen Verzeichnisdiensten, um eine effiziente und standortübergreifende Zusammenarbeit innerhalb der GABO STAHL-Gruppe zu ermöglichen.

3.3.3 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

3.3.3.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Durchführung:

  • unseres Vertrages bzw. zur Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen.
  • von Vertragsnebenleistungen (z. B. Garantiebenachrichtigungen oder Rückholung durch Hersteller).
3.3.3.2 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, die eine Datenverarbeitung nach sich ziehen. Hierzu zählen z. B.:

  • Steuergesetze sowie die gesetzliche Buchführung (u. a. E-Rechnung im ZUGFeRD-Format)
  • die Erfüllung von Anfragen und Anforderungen von Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden
  • die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten
  • Handels- und steuerrechtliche Archivierungspflichten für die geschäftliche Korrespondenz gemäß § 257 HGB und § 147 AO.

Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

3.3.3.3 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Dies umfasst insbesondere:

  • Zentralisierte Verwaltung: Bereitstellung von Kontaktdaten in zentralen Verzeichnissen sowie die Zusammenarbeit innerhalb der GABO STAHL-Gruppe zur effizienten Vertragsabwicklung (Verkauf, Logistik, Buchhaltung und Qualitätsmanagement).
  • Bonitätsprüfung: Datenaustausch mit Warenkreditversicherern und Wirtschaftsauskunfteien zur Einholung von Deckungszusagen (Limit-Gesuche) und zur Beurteilung des Ausfallrisikos.
  • IT-Betrieb und Sicherheit: Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, einschließlich der Wartung durch spezialisierte Dienstleister sowie Maßnahmen zur Datenvernichtung.
  • Unternehmensschutz: Maßnahmen zum Schutz von Beschäftigten, Kunden und Unternehmenseigentum.
  • Gebäudesicherheit: Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts und zur Prävention von Straftaten.
  • Forderungsmanagement: Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.

3.3.3.4 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang.

3.3.4 Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Beschäftigungsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf einen längeren Zeitraum angelegt ist.

Die Löschung erfolgt nach Zweckerfüllung unter Berücksichtigung der geltenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten sowie gesetzlicher Verjährungsvorschriften. Hierbei gelten folgende Fristen:

  • 10 Jahre: Für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB).
  • 8 Jahre: Für alle steuer- und buchungsrelevanten Unterlagen gemäß Wachstumschancengesetz. Dies umfasst insbesondere Rechnungen, Buchungsbelege, Debitorenlisten, Pfändungsunterlagen sowie E-Mails mit Belegfunktion (§ 147 Abs. 3 AO n. F., § 257 Abs. 4 HGB n. F.).
  • 6 Jahre: Für die allgemeine geschäftliche Korrespondenz und Handelsbriefe (§ 257 Abs. 4 HGB). Hierzu zählen insbesondere geschäftliche E-Mails, die der Vorbereitung, Durchführung oder Rückabwicklung eines Geschäfts dienen.
  • 3 Jahre: Für Stammdaten und allgemeine Korrespondenz nach Ende des Kalenderjahres, in dem das Vertragsverhältnis endet (regelmäßige Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB).
  • 30 Jahre: In Ausnahmefällen zur Erhaltung von Beweismitteln (z. B. bei gerichtlichen Mahnbescheiden, Urteilen oder vollstreckbaren Titeln gemäß § 197 BGB).

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Erfolgt die Speicherung der Daten auf Grund einer Einwilligung oder Betriebsordnung, wird die Speicherdauer dort geregelt, es sei denn es besteht eine der genannten Ausnahmen.

3.4 Bewerber- und Mitarbeiterdaten

3.4.1 Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses, der Arbeitnehmerüberlassung und dessen Anbahnung von unseren Beschäftigten und anderen vergleichbar Betroffenen erhalten. Zudem verarbeiten wir, soweit für die Zwecke der Einstellung, des Einfühlungsverhältnisses, der Probearbeit oder Praktika, der Erfüllung des Arbeitsvertrags und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderliche personenbezogene Daten. Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten haben:

3.4.1.1 Für Bewerber werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

  • Identifikations- und Kontaktdaten: Name, Vorname, Titel, Geburtsdaten, Anschrift, private Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
  • Bewerberspezifische Daten: Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Lichtbild (sofern freiwillig eingereicht), Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Referenzen sowie eigene Aufzeichnungen aus Vorstellungsgesprächen.
  • Besondere Kategorien (sofern relevant): Angaben zu einer Schwerbehinderung (zur Berücksichtigung im Auswahlprozess nach dem SGB IX) sowie ggf. Gesundheitsdaten bei spezifischer Eignungsnotwendigkeit.

3.4.1.2 Für Beschäftigte werden ergänzend folgende Kategorien verarbeitet:

  • Stamm- und Abrechnungsdaten: Personalnummer, Sozialversicherungs- und Steuerdaten, Bankverbindung sowie Gehaltsinformationen.
  • Beschäftigungs- und Leistungsdaten: Arbeitszeit- und Fehlzeiten, Urlaubsverwaltung, Fortbildungsnachweise, Mitarbeitergespräche sowie Zielvereinbarungen.
  • IT-Nutzungs- und Kommunikationsdaten: Nutzer-IDs, Protokolldaten der Systemnutzung (z. B. Logfiles), Metadaten der dienstlichen Kommunikation sowie Daten zur IT-Sicherheit.
  • Fahrzeug- und Standortdaten: Bei entsprechender Tätigkeit Daten zur Firmenwagennutzung (inkl. Kilometerstand) sowie einsatzbezogene Standortdaten.

Aufgrund der Komplexität unserer IT-Infrastruktur haben wir für aktive Beschäftigte eine vollständige Einzelaufstellung sämtlicher Datenfelder erstellt. Diese ist für Sie jederzeit im GABOIntranet unter Ergänzung für Beschäftigte bereitgestellt und einsehbar. Sofern Sie als Bewerber eine detaillierte Auflistung der technischen Verarbeitungsdetails wünschen, wird Ihnen diese auf Anfrage von der Personalabteilung ausgehändigt.

3.4.2 Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zur Erfüllung von vorvertraglichen und vertraglichen Pflichten.

3.4.2.1 Im Rahmen der Bewerbung
Die von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung angegebenen Daten werden  ausschließlich zum Zweck der Bewerberauswahl verarbeitet und genutzt. Für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung beschränken wir uns auf die von Ihnen unmittelbar gemachten Angaben. Hierzu können auch Angaben gehören, die Sie in beruflichen Online-Netzwerken oder Jobbörsen hinterlegt haben.

Bewerbungen, die Sie uns per Post, E-Mail oder online (z. B. Kontaktformular oder diversen Kampagnen) zukommen lassen, werden im Rahmen des Bewerbungsprozesses in unser Bewerbermanagement-System eingepflegt und ausschließlich in diesem verarbeitet.

3.4.2.2 Im Rahmen der Personaldaten
Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses im Rahmen des mit Ihnen bestehenden Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen.

  • Elternzeit und Teilzeit: Verwaltung und Dokumentation von Elternzeiten sowie die Prüfung damit verbundener Teilerwerbstätigkeiten.
  • Nebentätigkeiten: Prüfung und Genehmigung von Nebentätigkeiten zur Sicherstellung vertraglicher Pflichten und zur Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG).
  • Leistungs- und Verhaltensbeurteilung: Durchführung von Beurteilungen zur individuellen Förderung sowie zur Überprüfung des Ausbildungsstandes gemäß BBiG.
  • Betriebliches Vorschlagswesen (BVW): Abwicklung von Verbesserungsvorschlägen zur Prozessoptimierung und Ermittlung etwaiger Prämienansprüche.
  • Zusatzleistungen (Benefits): Inanspruchnahme von Zusatzleistungen (z. B. betriebliche Altersvorsorge u. ä. Benefits) zur Erfüllung der jeweiligen Leistungsansprüche.
  • Gesetzliche Meldepflichten: Verarbeitung zur Erfüllung steuer-, sozialversicherungsund melderechtlicher Pflichten sowie für Maßnahmen der Qualitätssicherung.

3.4.2.3 Digitale Infrastruktur und Schutz

Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung und Nutzung digitaler Systeme, die für die Organisation des Arbeitsalltags und die Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung erforderlich sind:

  • Verwaltung und Aufgabenbearbeitung: Einsatz von Software-Lösungen zur Administration des Beschäftigungsverhältnisses sowie zur fachlichen Bearbeitung von Geschäftsprozessen (z. B. Zeiterfassung, Reisekostenmanagement, sowie die Nutzung interner Datenbanken und ERP-Systeme und lokaler sowie cloudbasierter Server-Infrastrukturen).
  • Betriebliche Kommunikation: Bereitstellung der Infrastruktur für den standortübergreifenden Informationsaustausch (z. B. über Telefonanlagen, E-Mail-Dienste, zentrale Adressund Kontaktverzeichnisse sowie Video-Konferenzsysteme).
  • Infrastruktur-Schutz: Maßnahmen zur Gewährleistung der Systemstabilität und IT-Sicherheit der eingesetzten Werkzeuge (z. B. durch automatisierte Sicherheitsfilter zur Abwehr von Schadsoftware).

3.4.3 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

3.4.3.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Durchführung unseres Vertrages bzw. bereits bei Vertragsanbahnung. Dies umfasst insbesondere:

  • Beschäftigungsverhältnis: Die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.
  • Vertragsnebenleistungen: Die Abwicklung von Nebenleistungen wie z. B. Pensionskasse, betriebliche Altersvorsorge oder vergleichbare soziale Leistungen.
  • Rechtssicherheit und Meldewesen: Die Erfüllung von Meldepflichten (z. B. nach § 28a SGB IV), bei denen Daten der beschäftigten Person der Einzugsstelle gemeldet werden. Ohne diese Daten kann das Arbeitsverhältnis nicht rechtssicher durchgeführt werden.

3.4.3.2 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG)

Als Unternehmen unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Sozialversicherungsrecht, Arbeitssicherheit, ggf. Standesrecht der Rechtsanwälte, Steuergesetze) sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben (z. B. der Rechtsanwaltskammern). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, die Erfüllung sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Kontroll-, Melde- oder Dokumentationspflichten sowie die Steuerung von Risiken im Unternehmen.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 Abs.1 b BDSG erforderlich sein. Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z. B. betriebliches Eingliederungsmanagement).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt auf Grundlage von Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG. Dies schließt die Nutzung von IT-Systemen zur Aufgabenbearbeitung und Kommunikation ein. Zur Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit sowie der Abwehr von Schadsoftware stützen wir uns zudem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. ErwG 49 DSGVO, um ein Sicherheitsniveau von dem Stand der Technik zu gewährleisten

3.4.3.3 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele für solche Fälle sind:

  • Personalentwicklung: Maßnahmen zur Personalentwicklungsplanung sowie Aufzeichnungen zu Mitarbeitergesprächen (z. B. Dokumentation festgelegter Ziele und deren Erreichung).
  • Unternehmensschutz: Maßnahmen zum Schutz von Beschäftigten, Kunden und Unternehmenseigentum.
  • Gebäudesicherheit: Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts und zur Prävention von Straftaten.
  • Repräsentation: Veröffentlichung dienstlicher Kontaktdaten (inkl. Profilbild bei Repräsentanten) im Intranet, im internen Telefonbuch sowie auf der Webseite zur Förderung der internen und externen Kommunikation.

3.4.3.4 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang (z. B. die Nutzung von Mitarbeiterbildern zur Öffentlichkeitsarbeit).

3.4.3.5 Gemeinsamen Verantwortlichkeit bei der Arbeitnehmerüberlassung
Bei einer Arbeitnehmerüberlassung verarbeiten der Verleiher und der Entleiher die Daten eigenständig und für ihre eigenen oder gemeinsamen Zwecke. Das heißt, dass die Parteien für einige Verarbeitungen alleinige Verantwortliche sind und hinsichtlich anderer Verarbeitungen als gemeinsame Verantwortliche gemäß Art. 26 DSGVO agieren. Hierunter fallen nur Bereiche, in denen eine gemeinsame Verarbeitung stattfindet. Dies ist beispielsweise der Fall bei der Zeiterfassung,
On- und Offboarding, Urlaubstagen, Abrechnungen, o. Ä. relevante Vorgänge, welche Rechtsgrundlagen sich aus dem Beschäftigungsverhältnis an sich ergeben.

3.4.5 Kategorien von Empfänger der personenbezogenen Daten

Innerhalb der GABO STAHL-Gruppe erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vorvertraglichen, vertraglichen, gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen (z. B. Personalabteilung, Schwerbehindertenvertretung).

Zudem können von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen (z. B. in den Bereichen IT-Dienstleistungen und Schulungsanbieter) zu diesen Zwecken Daten erhalten. Sämtliche Dienstleister sind vertraglich zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz verpflichtet.

Eine Weitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt nur unter Beachtung der Datenschutzvorschriften. Wir geben Informationen über Beschäftigte nur weiter, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, eine Einwilligung vorliegt oder eine anderweitige Befugnis besteht. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger z. B. sein:

  • Sozialversicherungs- und Versorgungsträger: Krankenkassen, Rentenversicherung, Versorgungswerke und Berufsgenossenschaften.
  • Behörden und öffentliche Stellen: Finanzbehörden, Arbeitsamt sowie Strafverfolgungsbehörden bei Vorliegen gesetzlicher oder behördlicher Verpflichtungen.
  • Zahlungsverkehr und Prüfung: Kreditinstitute zur Abwicklung von Gehaltszahlungen sowie Wirtschafts- und Lohnsteuerprüfer.
  • Auftragsverarbeiter: Externe Dienstleister, die im Rahmen von Wartungs- oder Supportverträgen Zugriff auf Daten haben könnten.
  • Einwilligungsbasierte Empfänger: Stellen, für die Sie uns eine explizite Einwilligung zur Übermittlung erteilt haben.

3.4.4 automatisierte Entscheidungsfindung

Zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Arbeitsbeziehung nutzen wir keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

3.4.5 Kategorien von Empfänger der personenbezogenen Daten

Innerhalb der GABO STAHL – Gruppe erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vorvertraglichen, vertraglichen, gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen (z.B. Personalabteilung, Schwerbehindertenvertretung). Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Dies sind z.B. Unternehmen in den Kategorien Schulungsanbieter und IT-Dienstleistungen. Sämtliche Dienstleister sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln. Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unserer Unternehmen ist zunächst zu beachten, dass wir als Arbeitgeber nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weitergeben. Informationen über unsere Beschäftigte dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:

  • Sozialversicherungsträger
  • Krankenkassen
  • Versorgungswerke
  • Steuerbehörden
  • Arbeitsamt
  • Berufsgenossenschaften
  • öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanzbehörden und Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
  • andere Unternehmen zur Abwicklung von Gehaltszahlungen oder vergleichbare Einrichtungen an die wir zur Durchführung der Vertragsbeziehung personenbezogene Daten übermitteln (z.B. für
    Gehaltszahlungen)
  • Wirtschafts- und Lohnsteuerprüfer
  • Dienstleister im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.

3.4.6 Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Beschäftigungsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf einen längeren Zeitraum angelegt ist.

3.4.6.1 Dauer der Speicherung von Bewerberdaten

Ihre personenbezogenen Daten werden im Falle einer Absage für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert und spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerberverfahrens gelöscht (AGG-Frist). Bei einer Aufnahme in den Bewerber-Pool (nur nach gesonderter Einwilligung) speichern wir Ihre Daten für weitere 12 Monate. Danach werden Ihre Daten gelöscht. Bei erfolgreicher Bewerbung werden Ihre Daten in die Personalakte überführt.

3.4.6.2 Dauer der Speicherung von Beschäftigtendaten

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht. Die Löschung erfolgt nach Zweckerfüllung unter Berücksichtigung der geltenden Aufbewahrungspflichten:

  • 10 Jahre: Lohnsteuerunterlagen und Unterlagen der Lohnbuchhaltung, die als Buchungsunterlagen oder für den Jahresabschluss relevant sind (§ 147 AO, § 257 HGB).
  • 8 Jahre: Buchungsrelevante Unterlagen im Zusammenhang mit dem operativen Personalwesen, wie z. B. Reisekostenabrechnungen und Lohnbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO n. F.).
  • 6 Jahre: Betriebliche Korrespondenz und Unterlagen, die keine Buchungsbelege sind, aber handelsrechtliche Bedeutung haben (§ 257 Abs. 4 HGB).
  • 3 Jahre: Stammdaten nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses (Regelverjährung gemäß § 195 BGB) sowie Unterlagen über die Arbeitszeit (gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG).
  • 30 Jahre: Soweit zur Erhaltung von Beweismitteln erforderlich, insbesondere bei Versorgungszusagen (betriebliche Altersvorsorge) oder bei vollstreckbaren Titeln (§ 197 BGB).

Sofern die Datenverarbeitung auf Basis eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht, es sei denn, es greifen die oben genannten gesetzlichen Ausnahmen. Bei einer Speicherung auf Grundlage einer Einwilligung oder einer Betriebsvereinbarung richtet sich die Speicherdauer nach den dort getroffenen Festlegungen (z. B. beim Bewerber-Pool), sofern keine vorrangigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3.5 Foto und Videoaufzeichnungen

3.5.1 Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Kontaktdaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten und Aufzeichnungsmaterial entsprechend Ihrer Einwilligung(en) zu Portraitfotos, Schnappschüssen und Verträgen gemäß Ihrer Anlage(n) zu Fotoshootings:

  • Identifikations- und Kontaktdaten: Personendaten (Vorname, Nachname, Titel), Geburtsdaten (Geburtsdatum), Bilddaten (Foto- und Videoaufzeichnungen (nicht-biometrisch)), Fotound Videoaufzeichnungen (ggf. mit Zeit -und Standortdaten)
  • Finanz- und Abrechnungsdaten: Abrechnung (Abrechnungen aller Art), Bankverbindungsdaten (Bankverbindung (IBAN, BIC))

3.5.2 Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die vereinbarten Nutzungsrechte werden zweckgebunden zur Öffentlichkeitsarbeit nachstehend eingesetzt:

  • Portraitfotos: Einsatz zu Kommunikations- und Werbezwecken für ein Produkt, eine Dienstleistung, sowie der Unternehmen der GABO STAHL-Gruppe in digitale Medien und ggf. Printmedien eingesetzt.
  • Schnappschüsse: Dokumentations- und Werbezwecken der Zeitgeschichte der GABO STAHL-Gruppe für ein Produkt, eine Dienstleistung, sowie den Unternehmen selbst, in Digitale Medien eingesetzt.
  • Fotoshooting-Aufnahmen: Gezielter Einsatz zu Kommunikations- und Werbezwecken für ein Produkt, eine Dienstleistung, sowie der Unternehmen der GABO STAHL-Gruppe in digitalen Medien und Printmedien eingesetzt.

Digitale Medien können u. a. sein: Intranet, interne oder externe Webseiten sowie Online-Dienste oder Social-Media-Plattformen, mit Sitz außerhalb der EU.

Printmedien können u. a. sein: Flyer, Produkthefte, Fachzeitschriften sowie Plakatwerbung, Banner oder Aufsteller an Messeständen.

3.5.3 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

3.5.3.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Durchführung:

  • unseres Vertrages bzw. zur Erfüllung Vorvertraglicher Maßnahmen.
  • von Vertragsnebenleistungen (z. B. Prüfung und Einräumung von Nutzungsrechten sowie die erforderliche Urheberbenennung).

3.5.3.2 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, die eine Datenverarbeitung nach sich ziehen. Hierzu zählen z. B.:

  • Steuergesetze sowie die gesetzliche Buchführung.
  • Die Erfüllung von Anfragen und Anforderungen von Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden.
  • Die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten. Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

3.5.3.3 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele für solche Fälle sind:

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten

3.5.3.4 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang.

3.5.4 Kategorie von Empfänger der personenbezogenen Daten

Innerhalb der GABO STAHL-Gruppe erhalten Stellen Zugriff, die diese zur Vertragserfüllung oder zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen (z. B. Marketing). Im Rahmen von Auftragsverarbeitungen werden Daten an vertraglich gebundene Dienstleister weitergegeben, die zur strikten Vertraulichkeit verpflichtet sind.

Eine Weitergabe an externe Empfänger erfolgt nur unter Beachtung der Datenschutzvorschriften. Zur Öffentlichkeitsarbeit können dies (z. B. gemäß vereinbarter Nutzungsrechte) sein:

  • Urheber (Fotografen u. Ä. Agenturen)
  • Printmedien (Lokalzeitung, Fachzeitschriften, Newsletter u. Ä. Medien)
  • Medien- und Webdesigner (Druckerei, Webplattformen u. Ä. Unternehmen)
  • Sozial-Media- und Werbeplattformen (Facebook, Google, YouTube u. Ä. Plattformen)

3.5.5 Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht.

4. Bereitstellung von Daten

Im Rahmen des Vertragsverhältnisses und dessen Anbahnung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Vertragsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, eine Entscheidungsfindung zu treffen, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen.

5. Profiling

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte automatisiert zu bewerten.

6. Auftragsverarbeitung

Eine Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn externe Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag der GABO STAHL-Gruppe verarbeiten. In diesen Fällen stellen wir durch den Abschluss von Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO sicher, dass die Verantwortung für die ordnungsgemäße Datenverarbeitung bei uns verbleibt. Die Dienstleister werden von uns sorgfältig ausgewählt, regelmäßig kontrolliert und sind streng an unsere Weisungen gebunden. In diesem Zusammenhang nutzen wir für unsere IT-Infrastruktur sowie die interne und externe Kommunikation die Dienste der Microsoft Ireland Operations Ltd. als wesentlichen Auftragsverarbeiter. Bei grenzüberschreitenden Verarbeitungen in Drittstaaten stellen wir ein gleichwertiges Datenschutzniveau sicher. Hierzu nutzen wir anerkannte Instrumente wie die EU-Standardvertragsklauseln, verbindliche Unternehmensregeln oder die Teilnahme am EU-U.S. Data Privacy Framework bei US-Dienstleistern wie der Microsoft Corporation.

7. Betroffenenrecht

Nach der Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  • Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogenen Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18, 21 DSGVO).
  • Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Sollten Sie von den genannten Rechten Gebrauch machen, prüft der Verantwortliche, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen. Senden Sie Ihre Ansprüche oder Erklärungen nach Möglichkeit an den Konzerndatenschutzbeauftragten. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei dem Landesbeauftragten für Datenschutz des Landes Baden-Württemberg (Art. 77 DSGVO).

8. Widerspruchs- und Widerrufsrecht

Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern diese auf Grundlage einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgt. Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung von Rechtsansprüchen.

Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Dies gilt z. B. für die Nutzung von Mitarbeiterbildern zur Öffentlichkeitsarbeit bis zum Zeitpunkt des Widerrufs.

Form des Widerspruchs oder Widerrufs: Der Widerspruch oder Widerruf kann formfrei erfolgen, vorzugsweise per E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ bzw. „Widerruf“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Anschrift an den Verantwortlichen.

9. Sicherheit der Verarbeitung

Unter Berücksichtigung des Stands der Technik und der Art der Verarbeitung, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen trifft die GABO STAHL-Gruppe und deren Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus sind insbesondere die Risiken zu berücksichtigen, die mit der Verarbeitung, Verlust oder Veränderung verarbeitet werden. Die GABO STAHL-Gruppe unternimmt Schritte, um sicherzustellen, dass ihnen unterstellte natürliche Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, diese nur auf Anweisung des Verantwortlichen verarbeiten, es sei denn, sie sind nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten zur Verarbeitung verpflichtet.

10. Sonstige Bestimmungen

Dieses Dokument liegt in mehreren Sprachen vor. Es gilt bei Abweichungen der übersetzten Versionen von der deutschen Fassung ausschließlich die deutsche Version.

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Stand: 18.01.2024